記帳代行で本業に集中！失敗しない業者の選び方と比較ポイントを解説
「毎月の領収書整理に時間を取られている」「経理担当者が定着せず、記帳が数か月分たまっている」
このような状態に心当たりのある経営者の方は少なくありません。
記帳は単なる記録作業ではなく、経営の方針を決める根拠資料となる試算表を手元に用意するための重要な工程です。
記帳が滞れば、自社の損益がわからないまま経営判断を下すことになります。
ご自身で作成することのほか、税理士法人から専門業者まで様々な業者に依頼することもできる一方で、選び方を誤ると費用を支払ったのに経営判断には使えないという結果にもなりかねません。
本記事では、記帳代行サービスの全体像から料金相場、さらに自社に最適な依頼先を見極めるポイントまで、ARK税理士法人が根拠とあわせて解説します。
目次
記帳代行サービスの基本理解｜経理代行との違い
はじめに、記帳代行とは何を依頼できるサービスなのか、混同されやすい「経理代行」との違いを含めて整理します。
記帳代行とは？主な業務範囲
記帳代行とは、日々の取引を会計帳簿に記録する作業を外部に委託するサービスです。
具体的には、次のような業務が対象になります。
- 領収書・請求書・通帳コピーなどの証憑をもとにした仕訳入力
- 総勘定元帳、仕訳帳といった会計帳簿の作成
- 月次試算表の作成
- 入力内容にもとづく、勘定科目の整理・修正
なお、帳簿書類には法律で定められた保存義務があり、保存期間は個人・法人や申告の種類などによって異なります。
- 法人の場合：原則として7年間（青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年間）の保存が必要
- 個人の場合：青色申告の主要帳簿や決算書類等は7年間、請求書や一部書類等は5年間（白色申告の取引書類等も5年間）の保存が必要
税理士や記帳代行サービスを利用する場合であっても、税法上の保存義務および税務調査時の提示責任そのものは会社（法人の場合）や事業主本人（個人の場合）に残る点は押さえておきましょう。
記帳代行と「経理代行」の決定的な違い
記帳代行とよく似た言葉に「経理代行」があります。
両者の違いは、業務範囲が「記帳に特化しているか」「経理業務全般まで含むか」という点です。
- 記帳代行：仕訳入力と帳簿作成に特化したサービス
- 経理代行：記帳に加えて、請求書発行、入出金管理、振込代行、給与計算などを含む包括的なサービス
「領収書の整理と入力だけが負担」なら記帳代行で十分ですが、「請求書発行や振込作業も手が回らない」なら経理代行の検討が必要です。
見積もり時はどこからどこまでが料金に含まれるのかを必ず確認しましょう。
ARKの視点｜なぜ記帳代行は「税理士」に頼むべきか
意外と知られていない重要な論点は、税理士法との関係です。
まず前提として、記帳代行そのものは税理士の独占業務ではなく、無資格の事業者が行うこと自体は法律上認められています。
一方で、税理士法では次の3つを税理士の独占業務と定めており、税理士・税理士法人でない者がこれらを行うことは禁止されています。
- 税務代理：税務署への申告・申請などを納税者に代わって行うこと
- 税務書類の作成：申告書などを納税者に代わって作成すること
- 税務相談：税額の計算や税法の適用について相談に応じること
記帳代行を利用する方の多くは、この点でつまづきます。
記帳を進めると必ず「この支出は経費になるか」「消費税の課税区分はどうなるか」といった判断が発生します。
これらは税務相談に該当し得る領域で、無資格の業者がこうした判断に踏み込んだ場合は税理士法違反となるおそれがあり、違反した場合の罰則は2年以下の懲役または100万円以下の罰金と定められています。
つまり格安業者に依頼すると、税務判断が必要な場面で「答えてはいけない」状況が生じ、記帳が止まったり誤った処理のまま決算を迎えたりするリスクがあるということです。
橋場先生
これが「税理士に頼むべき」とお伝えする理由です。
税理士選びにお悩みの方は、チャットツールも併用し気軽な相談も可能なARK税理士法人までお気軽にご相談ください。
記帳代行を利用するメリット・デメリット
記帳代行を利用する場合、メリット・デメリットが明確に分かれますのでそれぞれ確認しましょう。
3つの大きなメリット
記帳代行の効果は、単なる「作業の外注」に留まらず、次のようなメリットが生まれます。
- コア業務への集中：経営者や社員が煩雑な入力作業から解放され、売上向上や商品開発といった本来の業務に時間を使えるようになる
- 正確性の向上とリスク低減：会計の専門家が入力することで、記帳ミスや勘定科目の誤りを防ぎ、税務調査で指摘を受けるリスクを下げられる
- コスト削減：経理担当者を雇用する場合と比べ、給与・社会保険料・採用コスト・教育コストを抑えながら、高い品質の帳簿を維持できる
知っておくべき2つのデメリットと対策
一方で、外部委託する以上、次の2点は事前に理解しなければいけません。
- 自社にノウハウが蓄積されない：入力を外部に任せるため、社内の人員に会計の知識が育ちにくくなる
- リアルタイムな業績把握にタイムラグが生じる：資料を渡してから帳簿ができるまでに時間がかかり、数字の確認が遅れがちになる
なお、こうしたデメリットに対して1点目は、月次面談などの報告の場を設け、数字の読み方をあわせて共有することで補えます。単に帳簿を納品するだけの関係にしないことが重要です。
2点目は、クラウド会計を活用した連携が有効です。
銀行口座やクレジットカードのデータを自動で取り込む仕組みを整えれば、資料の受け渡しを待たずに数字が反映され、タイムラグを短縮できます。
▶関連コラム：顧問税理⼠はいらない？顧問税理⼠をつけない場合のリスクとデメリットについて
【最新版】記帳代行の費用・料金相場
では、実際に記帳代行を利用する場合、どの程度の費用・料金を要するのでしょうか。
実態に合わせて種類や件数ごとの相場を確認します。
料金体系の3つの種類
記帳代行の料金体系は、大きく次の3つに分かれます。
- 単価制：1仕訳あたりいくら、という課金方式。目安は1仕訳50〜100円程度
- 月額制：一定の仕訳数までを含んだ定額方式。取引量が安定している場合に管理しやすい
- 単価制+月額制：基本料金に加えて、一定数を超えた分を追加で課金する方式
仕訳数ごとの月額の目安は、おおむね次のとおりです。
- 月50件程度まで：月額5,000円〜1万円程度
- 月100件程度：月額1万円前後
- 月200件程度：月額2万円〜3万5,000円程度
税理士との顧問契約に記帳代行を含める場合：個人事業主で月額1万円台〜、法人で月額3万円台〜が目安です
※上記はいずれも相場の目安であり、実際の料金は依頼内容・業種・地域によって変動します。正確な金額は個別の見積もりでご確認ください。
▶関連コラム：オンライン税理⼠（税務顧問）はなぜ安い？顧問料の相場、業務内容やメリット・デメリットも解説
依頼内容による価格変動の要因
同じ「記帳代行」でも、条件によって料金は上下しますので、その例をご紹介します。
- 仕訳数：最も基本的な変動要因。取引件数が多いほど料金は上がる
- 業種：現金取引が多い飲食・小売業、工事ごとの原価管理が必要な建設業などは工数が増える傾向がある
- 資料の状態：領収書が未整理のまま渡される場合、仕分け作業の分だけ費用が加算されることがある
- 特急対応の有無：決算直前のまとめ処理など、短納期の依頼は割増になる場合がある
- 対応範囲：消費税の課税区分の判定、部門別集計などを含めるかどうかで変わる
格安代行業者と税理士法人の「投資対効果」の比較
料金だけなら専門業者やフリーランスの方が安く済むケースもあります。
しかし、依頼する際に確認したいポイントは、支払った金額に対して何が得られるかという費用対効果です。
- 格安代行業者：入力作業そのものは安価。ただし税務判断には踏み込めず、決算・申告は別途依頼が必要になる
- 税理士：記帳から決算・申告まで一貫して対応。記帳の過程で判明した論点について、節税の提案や経営上の助言まで受けられる
たとえば記帳を進める中で「この設備投資は税額控除の対象になる」といった論点が見つかることがあります。
こうした気づきは、帳簿を作りながら税務を見ている専門家でなければ拾えません。
月額数千円の差であっても、ひとつの節税提案がその差額を上回ることは珍しくありませんので、目先の料金ではなく決算・申告まで含めたトータルコストでの比較が必要です。
▶関連コラム：記帳代行は税理士と業者どっちがおすすめ？違いや相場、丸投げするメリットを徹底比較
失敗しない！信頼できる記帳代行サービスの選び方
より具体的に、記帳代行サービスについて迷っている方に選び方をご紹介します。
自社の会計ソフト（クラウド会計）に対応しているか
以下のとおり、使用中の会計ソフトなどへの対応状況は重要です。
- 自社が既に利用している会計ソフトに対応しているか
- 銀行口座・クレジットカード・決済サービスとのデータ連携に対応しているか
- データの共有方法（閲覧権限の付与など）が明確か
- 契約を終了する際、データを自社に引き継げるか
特に最後の項目は見落とされがちです。
業者独自のシステムだけで運用していると、契約終了時にデータを取り出せず乗り換えが困難になることがあります。
あわせて、電子帳簿保存法への対応状況も確認しましょう。
2024年1月以降、電子取引で受け取った請求書や領収書のデータは、電子のまま保存することが原則として義務づけられています。
▶関連コラム：電子帳簿保存法の保全要件とは？確定申告に向けて効率的に管理できる「プロの管理法」もご紹介
コミュニケーションの柔軟性とスピード
記帳代行は毎月やり取りが発生する継続的な関係ですので、連絡の取りやすさは満足度を大きく左右します。
「勘定科目をどうすべきか」といった小さな疑問がメールで数日待たされる状態では、記帳が滞ります。
以下のような要素をチェックして、レスポンスに不満を感じない業者に依頼しましょう。
- チャットツールなど、気軽に質問できる手段が用意されているか
- 質問への回答スピードはどの程度か
- 担当者が固定されているか、毎回変わるのか
- 月次での報告や面談の機会があるか
セキュリティ体制と実績の確認
記帳代行では通帳の写しや売上データなど、企業の中枢にあたる情報を外部に預けるため、セキュリティ体制の確認は必須です。
あわせて、自社と同じ業種でのサポート実績があるかも判断材料になります。
- 秘密保持契約（NDA）を締結できるか
- データの受け渡し方法が安全か（メール添付ではなく、専用のクラウドストレージを使用しているか等）
- アクセス権限が管理されているか
- 再委託の有無と、その場合の管理体制
橋場先生
一方で余すことなく要素を満たす業者は中々見つからないものです。
お悩みの方は、オンラインでも対応可能、全国を対象に記帳代行を承る、ARK税理士法人へご相談ください。
ARK税理士法人が提案する「次世代の記帳管理」
▶関連コラム：ココが違う！ARK税理士事務所と一般的な税理士事務所│5つの強み、サポートの実例を紹介
ARK税理士法人では、記帳代行を「作業の代行」ではなく、経営判断に使えるデータを整えるプロセスと位置づけています。
より詳しく、次世代の記帳管理についてご紹介します。
AI・RPAを活用した業務自動化と効率化
費用を抑えるためには、効率的な記帳業務が欠かせません。
特に、近年ではAIやRPA（事務作業の自動化技術）の活用がカギです。
- 手入力の削減により、転記ミス・入力漏れを構造的に防止
- 定型処理の自動化によって、処理スピードを向上
- 削減できた時間を、数字の分析と経営へのフィードバックに充当
記帳データから導き出す「未来予測」アドバイス
帳簿は本来「過去の記録」ですが、ARK税理士法人ではデータを将来の意思決定に使える形へ変換することを重視しています。
- 月次推移の分析による、季節変動や損益分岐点の把握
- 資金繰りの見通しの可視化と、資金ショートの早期察知
- 期中の着地予測にもとづく、事前の納税シミュレーションと節税提案
決算後に納税額を知らされるのではなく、期の途中で見通しを持ち、打てる手を打つ。
こういった手段を、記帳データから導くことが可能です。
内部統制と社内コミュニケーションの最適化支援
記帳代行を導入しても、社内の資料の流れが整理されていなければ効果は半減します。
ARK税理士法人では導入後の業務フロー構築まで伴走し、「誰が、いつ、何を、どこに出すか」を明確にします。
- 証憑の回収から共有までの、社内ルールの設計
- 承認手順の明確化による、不正防止と牽制機能の確保
- 担当者が変わっても業務が止まらない、標準的な手順の整備
記帳代行に関するよくある質問
記事の終わりに、記帳代行に関連して頂くことの多い質問にお答えします。
Q：個人事業主やスタートアップでも依頼できますか？
A：もちろん可能ですし、むしろ創業期こそ記帳代行の効果が出やすい時期といえます。
創業期は経営者が営業・製造・採用のすべてを担うことが多く、経理に割ける時間が最も少ない時期です。
この時期に帳簿の付け方を誤ると、後から修正するのに大きな手間がかかります。
取引件数が少ない段階なら費用も抑えられるため、早い段階で正しい形を作っておくことをおすすめします。
▶関連コラム：会社を設⽴する時に税理⼠は必要？雇う場合と雇わない場合のメリットとデメリットについて解説
Q：丸投げ（書類を送るだけ）でも大丈夫ですか？
A：領収書や通帳のコピーをお預かりする形での対応は可能です。ただし、資料の状態によって費用と納品スピードが変わります。
また、内容が不明な取引については確認の連絡が届きます。
完全に何もしなくてよいわけではなく、質問に答えていただく必要はあるとお考えください。
Q：決算申告だけスポットで頼むことは可能ですか？
A：対応は可能ですが、記帳から一貫してお任せいただくほうが、結果的に有利になるケースが多いのが実情です。
決算だけを依頼する場合、過去1年分の帳簿を遡って確認する作業が発生し、誤りが見つかれば修正の費用と時間がかかります。
さらに、節税策の多くは期中に手を打つ必要があり、決算期を過ぎてからでは選択肢が限られるからです。
▶関連コラム：税務調査が不安な方へ│対象になる条件や経費の内容、今からできる対策も解説
まとめ｜経理を効率化し、会社の成長を加速させる
記帳代行は、単なる「経理コストの削減策」ではありません。
経営判断に使える数字を、早く・正確に手に入れるための投資です。
依頼先を選ぶ際は、次の点について確認することをおすすめします。
- 税務判断が必要な場面で、その場で回答を得られる体制か（税理士法の制約を踏まえて）
- 自社の会計ソフトに対応し、契約終了時にもデータを引き継げるか
- 質問にすぐ答えてもらえる、コミュニケーション体制があるか
- セキュリティ体制と、同業種での実績が確認できるか
- 料金に何が含まれているか、追加費用の条件は明確か
正確な記帳を実施できると、自社の経済的な現在地が見えてきます。
数字が見えれば、投資判断も資金繰りも納税準備も前倒しして進められます。
ARK税理士法人は、その状態をつくり、企業の成長を共に支えるパートナーでありたいと考えています。
「自社の記帳コストを最適化したい」「試算表をもっと早く確認したい」
このようなお考えをお持ちでしたら、まずは無料相談で、お悩みをお聞かせください。貴社に最適な記帳代行・効率化プランをご提案します。
Contact
We will support you like a butler.